Skip links

Zelfevaluatie RvT/RvC

Zelfevaluaties voor interne toezichthouders vinden hun oorsprong in de Angelsaksische landen. Aanleiding waren faillissementen bij grote beursgenoteerde ondernemingen. De conclusie was dat die vaak het gevolg zijn geweest van falend intern toezicht.

Omdat toezichthouders geen ‘baas’ hebben, anders dan bijvoorbeeld aandeelhouders die hen benoemen en ontslaan, is er geen dagelijks zicht op hun functioneren. Bij stichtingen is er überhaupt geen intern gremium dat een oog in het zeil houdt als het om de toezichthouders gaat.

Daarom hebben interne toezichthouders een eigen verantwoordelijkheid om de kwaliteit van hun werk op peil te houden, daar kritisch naar te kijken en zo nodig bij te sturen. Zelfevaluatie is een methode om bewustwording over het eigen functioneren te bevorderen en daarmee aan te zetten tot doorlopende ontwikkeling en verbetering.

Vooral bij grotere verenigingen hebben de besturen de facto (ook) een toezichthoudende rol. Het proces van zelfevaluatie voor de RvT/RvC is daarom evenzeer toepasbaar voor verenigingsbesturen.

Wat is zelfevaluatie?

Bij zelfevaluatie staat de RvT/RvC stil bij het eigen functioneren met als doel zichzelf verder te ontwikkelen. 

Ambitieuze raden zien zelfevaluatie niet als een verplicht nummer van de governancecode. Het is een kans om gezamenlijk – in een reflectieve setting en in rustig overleg – te verkennen hoe het eigen functioneren een positieve impuls kan krijgen.

Invalshoeken
Het volgende model illustreert de componenten waaruit het reilen en zeilen van de RvT/RvC  is opgebouwd. Centraal staat de interne dynamiek van de raad; de wijze van omgang van de toezichthouders onderling en met derden.

Hoe (goed) de functies in de blauwe vakken worden ingevuld, wordt voor een belangrijk deel door deze dynamiek beïnvloed.

Scope
Het aantal mogelijke thema’s voor een zelfevaluatie is te groot om te behappen. Daarom wordt bepaald wat in de plenaire bijeenkomst aan de orde gaat komen. Het gaat om de t
wee à drie (sub)thema’s waarmee de grootste slagen gemaakt kunnen worden.

Waarom zelfevaluatie?

Dát een RvT/RvC zichzelf jaarlijks dient te evalueren, is bepaald in diverse governancecodes. Het is dus niet vrijblijvend, maar verplicht.

Het zou een gemiste kans zijn als er naar gekeken wordt als iets wat jaarlijks moet worden afgevinkt. Zelfevaluatie is iets wat een RvT/RvC moet willen.

Ambitieuze toezichthouders zien het als een uitgelezen kans de raad op een hoger plan te brengen. Een goede zelfevaluatie is een kwaliteitsimpuls. Voor de RvT/RvC zelf en daarmee voor de governance van de gehele organisatie.

De belangrijkste positieve effecten zijn:

 

Door gezamenlijk het proces van de zelfevaluatie te doorlopen, neemt in de meeste gevallen het onderling begrip en vertrouwen toe. Persoonlijke relaties en de cohesie worden sterker. Men gaat zich veiliger voelen om te spreken, om elkaar te bevragen en ideeën in te brengen.

Eventueel onderhuids ongemak of wrijvingen worden bespreekbaar, waardoor gewerkt kan worden aan oplossingen.

Er wordt stilgestaan bij de vraag op welke wijze besluiten tot stand komen. Welke procedures en processen worden er gevolgd? Hoe adequaat is de agendabepaling? Wat is de kwaliteit en kwantiteit van de informatie?  Hoe wordt er al dan niet doorgevraagd en discussie gevoerd? Zien de leden cruciale dwarsverbanden tussen de thema’s die spelen?

Door dit soort vragen te stellen, komen verbeterpunten boven water. Zo neemt de kwaliteit van de besluitvorming toe.

Effectieve vergaderingen hebben met elkaar gemeen dat zowel de harde als de zachte factoren kloppen.

Het gaat dan om de aangeleverde stukken, de notulen, de agenda, de kalender, aanwezigheid van alle leden, en wat dies meer zij.

Maar ook gaat het over hoe de deelnemers in de vergadering zitten. Bijvoorbeeld over de wijze waarop door de voorzitter leiding wordt gegeven aan het proces. En de discipline die wordt getoond om de stukken vooraf grondig te lezen. Ook van belang is de (sub)dominantie van de leden tijdens het overleg, of de inbreng gelijk verdeeld is en of discussies vruchtbaar zijn.

Zelfevaluatie maakt dit soort zaken inzichtelijk. Resultaat is meer effectiviteit en betere output.

Zoals genoemd, is de jaarlijkse zelfevaluatie verplicht. Wordt die nagelaten of afgeraffeld, dan kunnen naderhand de leden van de RvT/RvC daarop (ook juridisch) worden aangesproken in tijden van crises en/of grote problemen. Verweten zou kunnen worden dat fouten die de RvT/RvC zou hebben gemaakt, mede het gevolg zijn geweest van verwaarlozing van het eigen professionele niveau.

Belangrijk is om de rol en de verantwoordelijkheden van de RvT/RvC geëxpliciteerd en goed ingeregeld te krijgen én te houden. Daarbij gaat het onder andere over de balans tussen afstand en betrokkenheid. En over de primaire rollen van toezichthouden, werkgeverschap en klankbord van de RvB. Zo wordt kristalhelder waar de raad voor staat én waar de raad niet van is.

Dat verschaft niet alleen voor de raad zelf duidelijkheid, ook  personen en gremia daaromheen, waaronder de RvB, weten waar ze aan toe zijn.

Een raad die zijn rol goed voor ogen heeft en daarnaar handelt, verhoudt zich op persoonsniveau en organisatorisch makkelijker tot zijn stakeholders. 

Door de tijd kunnen ongemerkt disfunctionele gewoontes van de RvT/RvC inslijten. Door zelfevaluatie worden die inzichtelijk, waardoor het inruilen voor betere gewoontes mogelijk wordt.

Zelfevaluatie komt neer op georganiseerde reflectie binnen de RvT/RvC. Er wordt stilgestaan bij het eigen functioneren en de eigen effectiviteit door het voeren van de discussie en het geven van feedback en collegiale adviezen. Dit trainings- en opleidingseffect van het proces komt ten goede aan de eigen ontwikkeling, de professionaliteit en daarmee aan de loopbaan van de individuele toezichthouder.

De ervaring leert dat interne discussies door de zelfevaluatie over het eigen functioneren een stimulerend effect hebben op het ambitieniveau van de RvT/RvC. Kansen worden zichtbaar om het in de toekomst nog beter te doen, wat energie geeft om daadwerkelijk stappen te zetten.

In de meeste governancecodes wordt het belang onderstreept van waarden, normen, cultuur en gedrag als drijvende krachten van hoe een organisatie in het leven staat. De RvT/RvC is een van de bewakers daarvan. De raad heeft een voorbeeldfunctie. Het is niet goed denkbaar dat de raad wel van anderen vraagt zichzelf doorlopend te ontwikkelen, en zichzelf beschouwt als ‘goed, dus uitontwikkeld’.

Een serieus proces van zelfevaluatie straalt de ambitie van de RvT/RvC uit om zichzelf continu te verbeteren. Dat zal andere mensen en gremia binnen de organisatie tot voorbeeld dienen.

Zelfevaluatie levert een geactualiseerd beeld op van de aanwezige competenties binnen de RvT/RvC. Op basis daarvan kan worden bezien welke aanvullende educatie nodig is en welke accenten moeten worden gelegd in het profiel van de eerstvolgende te werven nieuwe leden.
In voorkomende gevallen kan zelfs worden geconstateerd dat gezien de stand van zaken van de organisatie een vervroegde wisseling gewenst is om de competentiemix passender te maken. Ook kan de conclusie luiden dat de RvT/RvC aangevuld dient te worden om gaten in de compentiemix op te vullen.

Waarom externe begeleiding?

In Nederland gelden naast de Corporate Governance Code voor beursgenoteerde bedrijven, veertien branche-specifieke codes. Daarin wordt bepaald dat de toezichthouders zichzelf periodiek (laten) evalueren onder begeleiding van een externe deskundige (ook wel externe evaluator genoemd).

Externe begeleiding is om meerdere redenen waardevol:

De verleiding zou kunnen bestaan om de zelfevaluatie snel en oppervlakkig te doen. Dat zou garant staan voor minimale toegevoegde waarde op termijn.

De inzet van een ervaren evaluator bevordert de kwaliteit van de discussie. Hij leidt het proces op een wijze die reflectie en openheid bevordert. Blinde vlekken en zaken die gewoonlijk niet worden uitgesproken, komen makkelijker aan bod. 

De leden van de RvT/RvC doorlopen het proces doorleefder omdat er een serieuze voorbereiding is van de plenaire bijeenkomst. Het proces heeft een kop en een staart met aan het slot gemeenschappelijke inzichten en conclusies. Daardoor beklijft de zelfevaluatie en is het effect duurzaam.

De evaluator komt van buiten en heeft daarom een frisse, neutrale blik. Dat helpt. Belangrijke zaken worden minder snel over het hoofd gezien.

Hij houdt de spiegel voor, kijkt op een andere wijze naar de RvT/RvC dan de leden zelf en kan dingen makkelijker benoemen zonder bedreigend te zijn.

Bovendien ziet hij de groep in zijn totaliteit en de onderlinge dynamiek anders dan de deelnemers zelf. De evaluator is onbevooroordeeld en heeft geen persoonlijk belang bij een bepaalde uitkomst van het proces.

Kennis governance
Een ervaren externe begeleider brengt kennis in over governance en governancecodes.
Die kennis is van wezenlijk belang bij het opstellen van de toezichtvisie, toezichtkader, statuten en reglementen, en dergelijke.

Een ervaren externe begeleider brengt kennis in over governance en governancecodes. Die kennis is van wezenlijk belang bij het opstellen van de toezichtvisie, toezichtkader, statuten en reglementen, en dergelijke.

Zeker als binnen de RvT/RvC de onderlinge verhoudingen niet optimaal zijn, is de inzet van een externe evaluator aan te raden.

Discussies zonder begeleiding kunnen bestaande animositeit verdiepen en spanningen verder aanwakkeren. Zo kan een evaluatie averechts uitpakken. De externe evaluator kan dit voorkomen door de discussie in goede banen te leiden, vanuit zijn onpartijdige rol.

Door de inzet van een externe evaluator als procesleider, hoeft niet een van de leden van de RvT/RvC de discussie te leiden. De dubbelrol van procesbegeleider en deelnemer wordt daarmee vermeden, waardoor alle leden vanuit een gelijkwaardige rol deelnemen.
Daarnaast bevordert de inzet van een externe evaluator de gelijkmatige inbreng van een ieder. Ook leden die van nature minder op de voorgrond treden, komen door procesbegeleiding meer tot hun recht.

Heel praktisch, maar van belang is de tijdbesparing die de inzet van een externe evaluator oplevert. Het van kop tot staart begeleiden van het proces van zelfevaluatie vergt van een externe evaluator opgeteld ongeveer een werkweek (vragenlijsten, interviews vooraf, dossier-oriëntatie, plenaire bijeenkomst, verslag, enz.). Meestal ontbreekt de mogelijkheid om iemand hiervoor vrij te maken.
Door het inschakelen van een externe evaluator worden twee vliegen in een klap geslagen. Werk wordt uit handen genomen en de kwaliteit van de evaluatie wint door de governance-kennis en proceservaring van de evaluator.

Mede omdat de informatie die de afzonderlijke leden van de RvT/RvC krijgen relatief uniform is, ligt groupthink op de loer. Percepties kunnen dermate gaan convergeren, dat blinde vlekken ontstaan over het eigen functioneren als raad en thema’s onvoldoende worden uitgediscussieerd. Als groupthink erin sluipt, nemen georganiseerde tegenspraak en lateraal denken af. Het tijdens de zelfevaluatie stilstaan bij ‘hoe doen we dat eigenlijk?’ en ‘hoe onafhankelijk denkt een ieder’ vermindert het risico daarop.

Bepaalde situaties kunnen de inzet van een externe evaluator extra wenselijk maken. Bijvoorbeeld als de organisatie nog midden in een fusieproces zit. Dan kan het gevoelig liggen als iemand van binnen wordt ingezet die voortkomt uit van de bloedgroepen.

Het proces

Zelfevaluaties zijn altijd maatwerk, afgestemd op de thema’s en de omstandigheden van het moment en in de vorm die u wenst.

Kwaliteit van het proces

Veel RvT/RvC’s trekken slechts een paar uur uit voor hun zelfevaluatie, aansluitend op een vergadering. Vluchtig is er aandacht voor het functioneren van de raad en worden intenties voor verbetering afgesproken. De kans is groot dat waar het echt om draait onbesproken blijft.

Een proces van een paar uur zonder goede voorbereiding is als een strovuur. Het enthousiasme kan groot zijn, maar het effect zal binnen enkele dagen of weken zijn verdwenen. 

De inzet van een extern deskundige – zoals voorgeschreven in governancecodes – is de gelegenheid om een vruchtbaar, reflectief proces te doorlopen. Er wordt uitgebreid stilgestaan bij wat er speelt en hoe de raad zich verder kan ontwikkelen. Door een serieuze voorbereiding komen inzichten naar boven waar het werkelijk om draait in specifiek uw RvT/RvC.

Voor een grote toegevoegde waarde is het onderstaande proces optimaal. Het positieve effect – de raad neemt een ontwikkelingsstap – zal concreet zijn en beklijven.

Proces

A. VOORBEREIDING

  1. Kennismakingsgesprek/intakegesprek met de voorzitter.
  2. Het door de individuele leden laten invullen van een korte vragenlijst (open vragen).
  3. In vervolg daarop individuele interviews met de leden, de bestuurder(s) en de bestuurssecretaris.
  4. Terugkoppeling aan de voorzitter van de belangrijkste thema’s die tijdens de interviews naar boven zijn gekomen.
  5. In samenspraak met de voorzitter bepalen wat de doelstellingen van de zelfevaluatie worden en welke thema’s tijdens de gezamenlijke bijeenkomst centraal zullen staan (scope).

Het is wenselijk als voorbereiding aanvullend uit te voeren:

  1. Actualisering competentiematrix
  2. Documentenscan door Lodi Hennink (statuten, reglementen, notulen laatste drie vergaderingen, de reeds bestaande toezichtvisie en het toezichtkader)

B. BIJEENKOMST

De plenaire bijeenkomst gaat om de constructief-kritische dialoog. Het is hét moment om in een beschouwende setting te reflecteren, zienswijzen uit te wisselen, voorstellen te doen en conclusies te trekken.

De invulling van deze bijeenkomst is afgestemd op de specifieke feiten en omstandigheden van de RvT/RvC en de thema’s die geprioriteerd zijn (focus).

C. VERSLAG EN AANBEVELINGEN

In de week na afloop van de bijeenkomst ontvangen de deelnemers een verslag met de conclusies van het overleg en de daaruit voortkomende aanbevelingen en actiepunten.

Follow up

Desgewenst kan Lodi Hennink worden betrokken bij de follow up.

Veel gestelde vragen

Heeft u een vraag die hieronder niet staat? Stel hem hier.

Evaluatie

Nee, als begeleider van de zelfevaluatie is Lodi Hennink onpartijdig en onbevooroordeeld. Het gaat om een gezamenlijke zoektocht naar mogelijkheden tot verbetering. Als evaluator geeft hij leiding aan het proces en adviseert. De hele opzet is constructief, positief-kritisch zonder lastige onderwerpen uit de weg te gaan, in het besef dat verdere ontwikkeling altijd mogelijk is.

Bij zelfevaluatie gaat het om het evalueren van de RvT/RvC, zoals het woord al zegt. Centraal staat het inzichtelijk krijgen van het eigen functioneren in het afgelopen jaar. Daarbij gaat het om beschouwen, waarnemen en interpreteren met een governance-bril op. Zodoende wordt helder op welke vlakken de raad zichzelf kan verbeteren. Het is daarmee een diagnostisch proces waar (ook) naar het verleden wordt gekeken. In het verlengde daarvan volgen conclusies met leer- en verbeterpunten voor de toekomst.

Het misverstand zou kunnen ontstaan dat een zelfevaluatie kan worden gelijkgesteld met trainingen, workshops, rollenspellen en dergelijke. Zeker kunnen die van nut zijn. Zelfs kan de conclusie ná een evaluatie zijn dat de raad er goed aan doet bijvoorbeeld vaardigheidstrainingen te volgen.

Maar trainingen, workshops en rollenspellen zijn géén substituut voor een serieuze evaluatie. Een goede evaluatie vraagt om een onderzoekend en reflectief proces.

Ja, zeker. Een bestuur van een vereniging dat de facto een toezichthoudende rol heeft, is in zijn opereren een analogie van een RvT/RvC. Het proces van zelfevaluatie is ook voor deze situatie zeer geschikt.

Nee, hiervoor is separaat een aanpak nodig. Los van het feit dat het opstellen van een Toezichtvisie in de meeste governancecodes verplicht wordt gesteld, doet de RvT/RvC er goed aan om naast de zelfevaluatie ook deze onderwerpen op te pakken.

Timing

Voor een effectieve zelfevaluatie is het essentieel dat de RvT/RvC echt achter het proces staat.
Spanningen en conflicten kunnen een rustige reflectie in de weg staan. In dat geval is het juist verstandig met de onderlinge verhoudingen aan de slag te gaan.
De oorzaak van spanningen kunnen liggen in karakters, maar evengoed in bijvoorbeeld een verschillende kijk op rollen en de dynamiek binnen de raad. Lodi Hennink begeleidt als vertrouwenspersoon ook in lastige perioden.

Ja. Bijna altijd zal de zelfevalutie eye openers opleveren die de raad helpen zich nog verder te ontwikkelen. Ontwikkeling is immers een permanent proces.

Daarnaar gevraagd, beoordelen de meeste RvT’s/RvC’s zichzelf positief. Ondanks dit optimisme, kan het zijn dat het gevoel van tevredenheid samenhangt met bijvoorbeeld goede onderlinge verstandhoudingen of rustige tijden voor de organisatie. Reflectie in dergelijke goede perioden is zinvol om zelfoverschatting uit te sluiten en om gezamenlijk te onderzoeken welke ontwikkelstappen toch mogelijk zijn. 

Organisatorische punten en tijdbeslag leden RvT/RvC

De tijd die van een individueel lid van de raad wordt gevraagd, is overzichtelijk. Het interview met hem/haar zal ongeveer anderhalf uur in beslag nemen. Voor de plenaire gedachtenwisseling wordt idealiter een (deel van) de ochtend en de middag uitgetrokken.

In overleg wordt bezien wat handig is. Uitgangspunt is dat Lodi Hennink naar de leden van de RvT/RvC toe komt (op locatie of halverwege).

Kosten

Elders op deze site wordt het proces beschreven in zijn optimale vorm. Budgettaire beperkingen kunnen aanleiding zijn van de opzet af te wijken. Neem contact op met Lodi Hennink om de mogelijkheden te bespreken.

De toegevoegde waarde van een goede zelfevaluatie met externe begeleiding is zo groot, dat de investering sowieso rendabel is. Het gaat niet om het functioneren van de RvT/RvC sec, maar om het functioneren van een belangrijk governance-orgaan. De investering komt dus de organisatie als geheel ten goede.

Als de zelfevaluatie tot gevolg heeft dat slechts één belangrijke beslissing (strategie, investering, benoeming, e.d.) beter wordt genomen, of dat bijvoorbeeld de relatie met de Raad van Bestuur vruchtbaarder wordt, dan zijn de kosten in één keer dubbel en dwars terugverdiend.

Sommige organisaties maken de keuze om de kosten voor een deel te dekken uit het budget voor opleidingen, gezien het opleidings- en trainingseffect van een extern begeleide zelfevaluatie.

Vertrouwelijkheid

Alles wat besproken wordt, blijft volledig vertrouwelijk.