Zelfevaluaties zijn altijd maatwerk, afgestemd op de thema’s en de omstandigheden van het moment en in de vorm die u wenst.
Kwaliteit van het proces
Veel RvT/RvC’s trekken slechts een paar uur uit voor hun zelfevaluatie, aansluitend op een vergadering. Vluchtig is er aandacht voor het functioneren van de raad en worden intenties voor verbetering afgesproken. De kans is groot dat waar het echt om draait onbesproken blijft.
Een proces van een paar uur zonder goede voorbereiding is als een strovuur. Het enthousiasme kan groot zijn, maar het effect zal binnen enkele dagen of weken zijn verdwenen.
De inzet van een extern deskundige – zoals voorgeschreven in governancecodes – is de gelegenheid om een vruchtbaar, reflectief proces te doorlopen. Er wordt uitgebreid stilgestaan bij wat er speelt en hoe de raad zich verder kan ontwikkelen. Door een serieuze voorbereiding komen inzichten naar boven waar het werkelijk om draait in specifiek uw RvT/RvC.
Voor een grote toegevoegde waarde is het onderstaande proces optimaal. Het positieve effect – de raad neemt een ontwikkelingsstap – zal concreet zijn en beklijven.
Proces
A. VOORBEREIDING
- Kennismakingsgesprek/intakegesprek met de voorzitter.
- Het door de individuele leden laten invullen van een korte vragenlijst (open vragen).
- In vervolg daarop individuele interviews met de leden, de bestuurder(s) en de bestuurssecretaris.
- Terugkoppeling aan de voorzitter van de belangrijkste thema’s die tijdens de interviews naar boven zijn gekomen.
- In samenspraak met de voorzitter bepalen wat de doelstellingen van de zelfevaluatie worden en welke thema’s tijdens de gezamenlijke bijeenkomst centraal zullen staan (scope).
Het is wenselijk als voorbereiding aanvullend uit te voeren:
- Actualisering competentiematrix
- Documentenscan door Lodi Hennink (statuten, reglementen, notulen laatste drie vergaderingen, de reeds bestaande toezichtvisie en het toezichtkader)
B. BIJEENKOMST
De plenaire bijeenkomst gaat om de constructief-kritische dialoog. Het is hét moment om in een beschouwende setting te reflecteren, zienswijzen uit te wisselen, voorstellen te doen en conclusies te trekken.
De invulling van deze bijeenkomst is afgestemd op de specifieke feiten en omstandigheden van de RvT/RvC en de thema’s die geprioriteerd zijn (focus).
C. VERSLAG EN AANBEVELINGEN
In de week na afloop van de bijeenkomst ontvangen de deelnemers een verslag met de conclusies van het overleg en de daaruit voortkomende aanbevelingen en actiepunten.
Follow up
Desgewenst kan Lodi Hennink worden betrokken bij de follow up.