De meeste governancecodes stellen een Toezichtvisie verplicht. Het is logisch en zinvol ook een Toezichtkader en Toetsingskader op te stellen.
Deze zijn niet statisch. In de loop der tijd kan er aanleiding zijn hen aan te passen. In verband met ontwikkelingen in en rondom de organisatie bijvoorbeeld, of vanwege wisselingen binnen de RvT/RvC.
Toezichtvisie
In de Toezichtvisie formuleert de raad hóe de toezichthoudende rol wordt ingevuld. Het gaat daarbij om waar de RvT/RvC voor staat, welke accenten zullen worden gelegd en hoe er concreet toezicht gehouden wordt.
Zo ontstaat er een ‘Leitmotiv’. Het is behulpzaam bij een goede samenwerking tussen de RvT/RvC en de Raad van Bestuur.
Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn bijvoorbeeld de wijze waarop de leden van de raad onderling met elkaar omgaan, de wijze hoe de normen en waarden van de organisatie doorklinken in het toezicht, de vraag hoe de missie van de organisatie zich vertaalt in het toezichtbeleid, het gewenste teamprofiel, de inrichting van commissies, de portefeuilleverdeling, halen en brengen van (welke) informatie, deskundigheidsbevordering, onderwerpen van de organisatie die extra aandacht zullen gaan krijgen van de raad, de omgang met en mate van afstand tot de RvB, de frequentie en wijze van contact met diverse stakeholders binnen de organisatie, de strategische oriëntatie van de raad, de voorgestane attitude van de raad, de zichtbaarheid en aanspreekbaarheid en beschikbaarheid van de raad, enzovoort.
De (enkele) kernelementen die het komende jaar prioriteit hebben, worden bepaald. De Toezichtvisie is om effectief te zijn compact, zeker niet uitputtend en wordt puntsgewijs geformuleerd (enkele A4). In de governancecodes wordt openbaarmaking verplicht gesteld.
Toezichtkader
In het Toezichtkader wordt inzichtelijk gemaakt binnen welke externe en interne kaders de RvT/RvC invulling geeft aan zijn verantwoordelijkheid. Het komt tot stand in samenspraak met de Raad van Bestuur.
Het gaat hierbij over codes die worden nageleefd, kaders die externe toezichthouders opleggen en wet- en regelgeving.
Ook intern is sprake van kaders, zoals die van statuten en reglementen en beleidskaders in diverse vormen (meerjarenplan, begroting, riskmanagement, enz.).
Ook voor het Toezichtkader geldt dat voorkomen moet worden dat die te uitgebreid wordt en daardoor in een la verdwijnt. Met het Toezichtkader wordt focus gecreëerd. Een bondige opsomming van een of twee A4 is effectief.
Toetsingskader
In het Toetsingskader wordt aan de hand van een aantal geprioriteerde thema’s beschreven wat de normen zijn waaraan wordt getoetst. Inzichtelijk wordt gemaakt wat de toetsingscriteria zijn en wát er wordt getoetst.
Het gaat over onder meer besluiten die de handtekening van de raad behoeven, doelstellingen waaraan het functioneren van de Raad van Bestuur wordt getoetst, enzovoort.
Het Toetsingskader geeft de Raad van Bestuur vooraf inzicht in de normen waarop bestuurlijk wordt getoetst. Ook dit kader wordt in samenspraak tussen de RvT/RvC en de RvB opgesteld.